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韶关市档案馆2018年度部门整体支出绩效评价报告


摘  要

  受韶关市财政局(以下简称“市财政局”)委托,致同会计师事务所(特殊普通合伙)广州分所本着客观、公平、公正的原则,对2018年度韶关市档案馆(以下简称“市档案馆”)部门整体支出进行第三方绩效评价。

  韶关市档案局(馆)1983年6月由原韶关地区档案处(馆)和原韶关市档案处(馆)合并而成,内设机构6个。2018年度市档案馆部门年初批复预算数553.18万元,其中基本支出475.18万元,项目支出78万元。决算数为833.01万元,其中基本支出542.93万元,项目支出290.08万元。预算调整率为50.59%。2018年市档案馆全力开展重点档案的抢救、修裱工作,为记录韶关市人文历史作出重大贡献。整理破产企业档案,提高使用人档案查阅效率。跟踪拍摄重要公务活动,助力做好韶关市政务宣传工作。基于现场核查结果及相关档案材料分析,综合评定市档案馆整体绩效得分为84.5分,绩效等级为“良”。

  评价中发现,市档案馆在财政资金使用和项目管理等方面也存在一些问题,主要体现在:一是市档案馆建设不达标,档案安全管控体系不健全。二是预算编制前瞻性不足,绩效指标设置不够细化。三是项目前期论证不足,项目管理水平有待提高。四是满意度调查问卷的设计过于简单,不够细化。

  针对评价过程中发现的问题,提出如下意见建议:一是加强对市档案馆的建设,健全档案安全管控体系。二是科学严谨编制年初预算,合理规范设置绩效指标。三是做好项目前期论证,完善项目监督管理。四是提高满意度调查问卷质量,细化评价内容。

  一、部门基本情况

  (一)主要职能。

  韶关市档案局(馆)为市政府直属公益一类事业单位,正处级。韶关市档案局(馆)1983年6月由原韶关地区档案处(馆)和原韶关市档案处(馆)合并而成,实行局馆合一体制。1997年8月,市档案局(馆)由市委工作系统划归市人民政府工作系统,隶属于市人民政府领导和管理局(馆)内设机构6个,即办公室、监督指导科、档案管理科、技术培训科、编辑出版科、政府信息公开查阅中心。核定事业编制22名,经费按财政补助一类拨付。

  主要职责:1.贯彻执行国家和省有关档案工作的法律、法规、规章和方针政策,制定全市档案事业发展规划、档案工作规范和行业标准,并组织实施。2.监督、指导全市各级机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作,依法查处档案违法行为。3.组织、指导全市档案理论与科学技术研究、鉴定和推广应用、档案宣传教育、档案工作人员培训。4.收集和接收市档案馆保管范围内对国家和社会有长久保存价值的档案。5.接收、整理市政府组成部门的政府信息公开文件。6.做好市档案馆馆藏档案的整理和保管。做好档案资源的开发和利用服务。7.依法为公民、法人或其他组织获取政府公开信息提供便利。8.承办市政府和上级档案行政管理部门交办的其他事项。

  (二)部门预算收支情况。

  根据韶关市财政局《关于下达2018年度市级行政事业单位预算的通知》(韶财预〔2018〕2号),2018年度市档案馆部门年初批复预算数553.18万元,其中基本支出475.18万元,项目支出78万元。预算调整数为833.01万元,其中年初项目支出结转5万元,一般公共预算628.01万元,其他收入200万元。决算数为833.01万元,其中基本支出542.93万元,项目支出290.08万元。预算调整率为50.59%。部门预算支出情况详见表1-1(单位:万元)。

  表1-1 部门预算收支情况表

  支出类型 年初预算数 预算调整数 决算数 预算调整率

  基本支出 475.18 542.93 542.93 14.26%

  项目支出 78.00 290.08 290.08 271.90%

  合计 553.18 833.01 833.01 50.59%

  (三)年度工作任务和重点工作任务。

  1.年度工作任务。

  市档案馆全面贯彻落实党的十九大精神和习近平总书记对广东工作的重要批示要求,深入落实两个《意见》精神,全力推进“三项重点工作”,解放思想,改革创新,稳中求进,提质增效,为全市发展作出新的贡献。重点做好以下几方面工作:一是大力加强档案馆舍建设。二是加强档案馆基础业务建设。三是加快推进档案信息化建设。四是积极推进重点档案抢救、保护和开发。五是强化档案服务能力建设。六是增强档案治理能力建设。七是加大档案安全保密管理力度。八是切实加强档案干部队伍建设。

  2.重点工作任务。

  (1)档案资料抢救、整理及馆藏资料征订。按照国家法律规定,负责馆藏档案资料的整理、编目、检索工具编制等科学管理工作。采取各种形式开发、抢救档案资源。购买馆藏书籍,增加馆藏资料量。

  (2)馆藏档案“二十防”及档案库房修缮设备维护更新。按照档案法规要求,档案库房要配备齐全防火、防盗、防潮、防水、防日光及紫外线、防尘、防污染、防害生物等设施设备,安装监控和门禁设施,并保障各种设施设备完好及正常运行,避免出现设施设备配备不全,或者设施设备不运行或者间断运行的情况,保障档案安全。

  (3)(省级财政)区域性档案修裱中心补助项目。按国家综合档案馆要求,档案馆应保障区域性档案修裱中心的正常运转,保障区域内重点档案的修裱抢救工作的顺利进行。

  (4)市主要领导公务活动声像档案制作、档案编辑出版及参加各级档案技能培训。采取专业拍摄手段跟踪拍摄市主要领导公务活动,及时将市领导政务活动声像档案整理归档,并按相关规定提供利用服务。编辑出版《韶关档案》杂志,按季度完成4期的编辑出版任务,编辑制作2018年《韶关大事记》和市委书记、市长公务活动实录,以改革开放四十周年为主题,“档案见证——韶关的改革开放与发展”专题展览。收集整理改革开放以来的韶关大事,编印《改革开放四十周年韶关大事记》。参加各级档案技能培训。

  (5)民国档案数字化及重要档案数据备份。加强对电子文件的管理,保障电子文件安全有效利用,馆藏重要档案数据得到抢救,确保党和国家的重要档案数据的安全。

  (6)市档案馆馆藏档案数字化扫描项目。按照国家要求,抓紧抢救重点档案,加快推进韶关市档案馆馆藏档案数字化工作。

  (四)重点项目资金使用情况的绩效目标及指标。

  1.重点项目资金使用情况。

  2018年度市档案馆项目支出年初预算78万元共涉及6个项目,具体项目资金使用情况详见表1-2(单位:万元)。

  表1-2 重点项目资金使用情况

  项目名称 年初预算 预算调整数 决算数

  档案资料抢救、整理及馆藏资料征订 30.00 30.00 30.00

  馆藏档案二十防及档案库房修缮、设备维护更新 28.00 25.72 25.72

  市主要领导公务活动声像档案制作、档案编研出版及参加各级档案技能培训 10.00 9.67 9.67

  民国档案数字化及重要档案数据备份 10.00 10.00 10.00

  市档案馆馆藏档案数字化扫描项目 0.00 200.00 200.00

  (省级财政)区域性档案修裱中心补助项目 0.00 14.70 14.70

  合   计 78.00 290.08 290.08

  2.重点项目绩效目标及指标。

  2018年度市档案馆在年初预算申报时,根据4个项目支出分别设定了项目实施要达到的经济效益、社会效益和可持续性效益的绩效目标,共设定了8个绩效指标,绩效指标设置情况详见表1-3。

  表1-3 重点项目绩效目标及指标设置情况

  项目名称 项目实施要达到的效益

  (绩效目标) 绩效指标 本年度计划完成水平 指标内容/计算公式

  档案资料抢救、整理及馆藏资料征订 开放档案和政府公开信息查阅利用服务,确保馆藏各类载体安全,为社会群众提供优质服务。 经济效益 预算成本控制 100%

   确保馆藏各类载体档案安全,为社会群众提供优质服务。 社会效益 完成质量与进度 100%

   保障档案实体和库房、网络安全,提供档案长期保管条件。 可持续性效益

  馆藏档案二十防及档案库房修缮、设备维护更新 综合档案馆和和专门档案馆的馆库建设应当符合国家档案馆建筑设计和标准等规定,满足社会服务功能的需要,并采用先进技术和设备保管档案、同时馆内应当配备防盗、防火、防雷、防震、防水、防潮、防高温、防霉、防虫、防光、和防污染等安全设施,不得在危房和不安全的环境中保管档案。 经济、社会、可持续性效益 预算成本控制 100%

   完成质量与进度 100%

  市主要领导公务活动声像档案制作、档案编研出版及参加各级档案技能培训 按市委、市政府的要求,跟踪摄录市主要领导政务活动情况,归档整理声像档案(纸质版和电子版)和编辑制作市领导公务活动相册。档案编研展览出版费 (编辑出版《韶关档案》四期。收集整理并编辑出版《改革开放40年韶关大事记》。编辑整理2018年《韶关大事记》、《主要领导公务活动实录》。6.9国际档案日专题展览。抢救修护材料及档案聘请人员劳务费,档案人员参加省级专业培训。 经济、社会、可持续性效益 预算成本控制 100%

   完成质量与进度 100%

  民国档案数字化及重要档案数据备份 加强对电子文件的管理,保障电子文件安全有效利用,馆藏重要档案数据得到抢救,确保党和国家的重要档案数据的安全。 经济、社会、可持续性效益 预算成本控制 100%

   完成质量与进度 100%

  二、主要绩效

  (一)重点档案的抢救、修裱工作,为记录韶关市人文历史作出重大贡献。

  一是2018年4-6月份,市档案馆配合市委宣传部、市文广新局提供广东省改革开放40周年藏品展国家领导人珍贵照片400余张及习仲勋来韶关视察相关文件的扫描件。2018年6月入馆广东省改革开放40周年藏品展(韶关地区材料)的电子版,涉及事项155个,涉及照片、视频等1000余张/段,较为完整地展现了韶关市改革开放四十周年来的发展成就及国家领导对韶关的亲切关怀。二是2018年抢救修裱民国档案240卷。全年利用民国档案58人次,调阅档案资料81卷,复印289张。多用于编史修志、展览等。

  (二)整理破产企业档案,提高使用人档案查阅效率。

  2018-2019年共整理破产企业档案企业(该项目专项资金由2018年启动,2019年验收完成)共涉及14个全宗单位8,984卷档案,包括文书、基建、房改、职工、死亡、会计等多种门类档案。2018年查阅破产企业档案人次49人,共调阅档案89卷,复印321张,出具148份证明,相比2017年查阅量及效率大幅提高。

  (三)跟踪拍摄重要公务活动,助力做好韶关市政务宣传工作。

  一是2018年市档案馆共冲洗2017年韶关市重要公务活动相片21卷1,037张相片档案并整理归档,制作完成《2017年莫高义同志在韶公务影集》和《莫高义同志在韶公务影集》。二是所拍摄的莫高义同志和梁维东同志在韶公务相片、中共韶关市委十二届八次全会召开等相片受到韶关日报的多次采用,助力做好韶关市政务宣传工作。

  三、绩效分析

  (一)预算编制情况。

  预算编制情况包括预算编制、目标设置、保障措施3个二级指标,指标分值30分,评价得分20.5分,得分率68.33%。

  1.预算编制,指标分值18分,评价得分12分,得分率66.67%。

  (1)预算编制合理性,指标分值5分。市档案馆2018年部门预算编制、分配符合部门职责,符合韶关市委市政府的工作要求,功能分类和经济分类编制准确,预算编制合理,得5分。

  (2)预算编制规范性,指标分值5分。市档案馆2018年部门预算编制符合市财政当年度有关预算编制的原则和要求,符合专项资金预算编制和项目库管理要求,得5分。

  (3)预算编制规划性,指标分值4分。市档案馆有组织、编制本部门管理领域的中期财政规划,但未研究提出未来三年涉及财政收支的重大改革和政策事项,扣2分。

  (4)预算编制科学性,指标分值4分。市档案馆2018年度部门预算年中追加资金279.83万元,其中基本支出追加67.76万元,项目支出追加212.08万元。主要追加资金是由于市档案馆传统载体档案数字化比例低于国家和省的相关工作要求,因此年中申请追加“市档案馆馆藏档案数字化扫描项目”经费200万元用于档案馆馆藏档案数字化扫描工作。新增支出需求未能优先在本部门中统筹解决,此项不得分。

  2.目标设置,指标分值10分,评价得分7分,得分率70%。

  (1)绩效目标覆盖率,指标分值2分。市档案馆2018年度4个项目均设置了绩效目标,绩效目标覆盖率100%,得2分。

  (2)绩效目标合理性,指标分值4分。各个项目分别为项目实施要达到的经济效益、社会效益和可持续效益三个方面设置了绩效目标,绩效目标能体现部门“三定”方案规定的部门职责和年度计划,与本年度部门预算资金相匹配,申报的项目可行、有必要,得4分。

  (3)绩效指标明确性,指标分值4分。市档案馆对4个项目设置的绩效指标均为“预算成本控制”及“完成质量与进度”,较难体现部门履职效果的经济、社会和可持续效益。4个项目的绩效指标值均为“100%”,包含可量化的指标但没有清晰、可衡量的指标值,对绩效指标实现绩效目标的测算没有相关依据或计算标准,扣3分。

  3.保障措施,指标分值2分,评价得分1.5分,得分率75.00%。

  市档案馆制定了较为健全的内控制度,包括《韶关市档案馆财务管理规定》、《韶关市档案馆专项资金管理制度》、《韶关市档案馆差旅费管理制度》等,所制定的制度能得到切实执行。但缺少项目监督管理办法,扣0.5分。

  (二)预算执行情况

  预算执行情况包括资金管理、项目管理、资产管理、人员管理、制度管理5个二级指标,指标分值40分,评价得分36分,得分率90.00%。

  1.资金管理,指标分值22分,评价得分21分,得分率95.45%。

  (1)部门预算支出率,指标分值6分。档案局未能提供2018年上半年支出进度和全年支出进度考核结果。根据档案局2018年决算报表,全年财政支出进度100%,得6分。

  (2)结转结余率,指标分值3分。全年支出进度100%,结转结余率为0%,得3分。

  (3)国库集中支付结转结余存量资金效率性,指标分值3分。根据2018年决算报表,2018年末存量资金为0.00元,2017年末存量资金5万元。档案馆财政存量资金变动率-100.00%,得3分。

  (4)政府采购执行率,指标分值2分。2018年度预算采购金额191.65万元(其中货物类采购6.25万元,服务类采购185.40万元)。该年度实际发生采购金额191.26万元(其中货物类采购5.86万元,服务类采购185.40万元)。政府采购执行率99.80%,得2分。

  (5)财务合规性,指标分值4分。经现场评审专家组抽查会计凭证发现,“2018年度馆藏档案数字化加工项目”(凭证号JZ-08-0048、凭证号JZ-11-0052),该项目合同金额为180万元,其中预付款支付合同款的30%,即54万元(凭证号凭证号JZ-08-0048),尾款支付剩余的126万元。根据该项目合同书的付款约定,应扣留3%的质保金一年质保期内无质量问题时再行支付。未按照合同约定扣留3%的质保金,扣1分。

  (6)资金下达合法性。市档案馆2018年度无转移支付,本项指标不考核,3分分值调整至“部门预算支出率”指标。

  (7)预决算信息公开,指标分值4分。市档案馆采用网站方式公开预决算信息,2018年度预算公开时间为2018年2月6日(韶关市财政局下达预算文件日期为2018年1月24日),决算公开时间为2019年7月23日(韶关市财政局决算批复日期为2019年7月15日)。预决算信息公开时间、内容符合《韶关市政府信息公开办法》等有关文件要求,得4分。

  2.项目管理,指标分值7分,评价得分5.5分,得分率78.57%。

  (1)项目实施程序,指标分值2分。项目设立有报批、项目实施有工作方案及通知,但存在个别项目在执行过程中,未能严格按照合同规定执行,扣0.5分。

  (2)项目监管,指标分值5分。市档案馆有专项资金管理办法,有对主管的专项经费实施开展有效的检查、监控,能对项目开展建立有效管理机制,但缺乏针对项目的监督管理办法,扣1分。

  3.资产管理,指标分值5分,评价得分5分,得分率100%。

  (1)资产管理安全性,指标分值2分。市档案馆资产保存完整、使用合规、配置合理、处理规范资产运行情况良好,2018年度无资产处置收入,得2分。

  (2)固定资产利用率,指标分值3分。市档案馆2018年期末固定资产总额315.44万元,该年度不存在处置资产,不存在闲置浪费的固定资产,固定资产使用效率较高,得3分。

  4.人员管理,指标分值2分,评价得分2分,得分率100%。

  2018年市档案馆在编人数19人(含工勤人员),核定编制数22人,财政供养人员控制率100%。

  5.制度管理,指标分值4分,评价得分2.5分,得分率62.50%。

  单位制定了财务管理制度、内部控制制度,但在执行时存在瑕疵,例如“2018年度馆藏档案数字化加工项目”。根据该项目合同书的付款约定,应扣留3%的质保金而未扣留,扣1分。市档案馆有成立绩效管理工作领导小组并制定了《韶关市档案馆财政专项资金绩效评价管理办法》,但未制定与部门绩效工作相应的预算绩效管理制度,扣0.5分。

  (三)预算使用效益

  预算使用效益包括经济性、效率性、效果性、公平性4个二级指标,指标分值30分,评价得分28分,得分率93.33%。

  1.经济性,指标分值6分,评价得分4分,得分率66.67%。

  (1)公用经费控制率,指标分值2分。2018年度日常公用经费决算金额67.06万元,年初预算金额67.06万元,两者相等,公用经费控制良好,得2分。

  (2)“三公”经费控制率,指标分值2分。2018年度“三公”经费实际支出金额2.73万元,年初预算金额5.50万元。实际支出数比年初预算数少2.77万元,“三公”经费控制良好,得2分。

  (3)预算调整率,指标分值2分。2018年度年初预算金额553.18万元,调整预算数833.01万元,预算调整率为50.59%。除省级资金14.7万元外,预算调整率仍达47.93%,此项不得分。

  2.效率性,指标分值9分,评价得分9分,得分率100%。

  (1)重点工作完成率,指标分值3分,2018年市档案馆共有6项重点工作任务,经现场评审并核查单位材料,市档案馆较好地完成了工作任务,综合评价得3分。

  (2)绩效目标完成率,指标分值3分。根据单位所提供的佐证材料,2018年度市档案馆针对4个项目共设置了8个绩效目标,各项目预算成本控制、项目完成及进度情况较好,综合评价得3分。

  (3)项目完成及时性,指标分值3分。市档案馆2018年度4个重点项目均能在计划时间内完成,得3分。

  3.效果性,指标分值10分,评价得分10分,得分率100%。

  (1)为韶关市贡献珍贵档案资料,指标分值5分。档案馆通过提供珍贵的声像资料,呈现韶关市发展的历程,展现韶关在政治、经济、文化等方面的成就,得5分。

  2018年市档案馆积极完成馆藏档案的整理和保护,服务市委市政府重点工作,认真做好声像档案的收集整理,为韶关市创文办制作“善美之城 和谐韶关”宣传册提供相关六个方面共42张照片。为广东省改革开放40周年藏品展,提供国家领导人珍贵照片400余张及习仲勋视察韶关相关档案资料一批。做好《韶关新闻》备份工作,做好重要政务跟踪拍摄工作,制作完成《2017年莫高义同志在韶公务影集》,为韶关市贡献多方位、多方面的珍贵档案,展现了韶关在整治、经济、文化等方面的成就。

  为市民提供更优质的档案资源及查阅服务,指标分值5分。市档案馆积做好档案接收征集、提高档案数字化程度,为市民提供更丰富、优质的档案资源,通过查阅服务提高馆藏档案的利用水平,得5分。

  一是2018年市档案馆积极做好档案接受征集工作,有效丰富并优化馆藏档案资源,增强档案馆的韶关地方特色。二是市档案馆不断加快馆藏档案全文数字化工作,提高档案数字化程度,有利于保护档案原件,为市民提供更优质的查阅服务。三是通过对档案的查阅,为不同单位和个人解决社保待遇、退休工龄、山林纠纷、遗产公证等问题提供了依据,提高馆藏档案的利用水平。

  4.公平性,指标分值5分,评价得分5分,得分率100%。

  (1)群众信访办理情况,指标分值2分。市档案馆设置了1个便利群众意见反馈的信箱,2018年共收到0封群众反馈意见。据现场评审了解,市档案馆2018年未收到信访局或12345转办事项,得2分。

  (2)公众或服务对象满意度,指标分值3分。2018年市档案馆共进行2次社会满意度调查,满意率100%,得3分。一是档案馆下发《查档利用满意度及意见反馈表》55份,回收52份,主要调查查档利用人员对档案馆查档利用工作人员的服务态度、查档利用服务效率、利用效果、业务咨询效果及总体感觉等方面的评价,所有事项“非常满意”率达100%。二是国际档案馆日市档案馆结合“档案见证改革开放”这一主题,举办了“档案见证——韶关的改革开放与发展”专题展览。在前来参观的人员中,随机发放《2018年“6.9”国家档案日“档案见证——韶关的改革开放与发展”专题展览满意度及意见反馈表》65份,收回63份,观众对展览场所便利性、时间安排合理性、展厅环境舒适性、展览内容丰富性及工作人员态度的评价全部为“非常满意”和“满意”,满意率达100%。

  (四)年度重点工作任务及绩效目标完成情况

  2018年,市档案馆能在市委的领导和省档案局(馆)的指导下,积极落实中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》及省委办、省府办《关于加强和改进新形势下我省档案工作的意见》,不断推动档案事业科学发展。

  2018年度市档案馆年度重点工作任务,部门项目支出的关联情况及其所体现的部门职责详见表3-1(单位:万元)。

  表3-1重点工作任务及部门支出与部门职责关联情况表

  年度工作任务 关联项目经费 决算数 所体现部门职责

  档案资料抢救、整理及馆藏资料征订 档案资料抢救、整理及馆藏资料征订 30.00 收集和接收市档案馆保管范围内对国家和社会有长久保存价值的档案。

  馆藏档案“二十防”及档案库房修缮设备维护更新 馆藏档案二十防及档案库房修缮、设备维护更新 25.72 做好市档案馆馆藏档案的整理和保管

  市主要领导公务活动声像档案制作、档案编辑出版及参加各级档案技能培训 市主要领导公务活动声像档案制作、档案编研出版及参加各级档案技能培训 9.67 负责本地区重要政务活动和重大事件拍摄归档并提供利用工作。研究、汇编、出版档案史料,承担档案史料的陈列、展览工作,负责《韶关档案》和《韶关大事记》编辑、出版工作。组织实施档案工作人员继续教育和培训工作。

  民国档案数字化及重要档案数据备份 民国档案数字化及重要档案数据备份 10.00 承担本馆档案信息化建设、馆藏档案资料数字化等工作。

  市档案馆馆藏档案数字化扫描项目 市档案馆馆藏档案数字化扫描 200.00 承担本馆档案信息化建设、馆藏档案资料数字化等工作。

  (省级财政)区域性档案修裱中心补助项目 2017年档案馆维修改造及国家重点档案抢救保护专项资金(国家重点档案抢救保护用途)5万元

  2018年文化繁荣发展专项资金(完善公共文化服务体系用途,省档案局主管部分)9.7万元 14.70 做好市档案馆馆藏档案的整理和保管。

  (1)档案资料抢救、整理及馆藏资料征订。

  项目实施内容:完成225098条档案目录输入纠错及75394条馆藏档案目录录入核对。完成201361卷/件/张/盘/册馆藏档案资料清库及目录更新。开展市属破产企业的档案整理工作。征订2018年馆藏资料。

  绩效目标完成情况:能按国家法律规定,科学管理馆藏档案资料的整理、编目、检索工具编制等工作。有效抢救档案资源,购买馆藏书籍,增加馆藏资料量。项目预算成本控制较好,能按项目计划完成相关工作。

  (2)馆藏档案“二十防”及档案库房修缮、设备维护更新。

  项目实施内容:添置一批档案库房用设备,完成档案馆库防水补漏,库房自动报警消防系统更新和维护,购买设备安全维护和档案安全防护用品,支付全年库房水电费。

  绩效目标完成情况:项目预算成本控制较好,基本能完成绩效目标,但尚未能达到“二十防”的安全设施水平,例如防磁、防辐射、防台风等。

  (3)市主要领导公务活动声像档案制作、档案编研出版及参加各级档案技能培训。

  项目实施内容:完成2017年相片档案归档工作,共冲洗整理归档21卷1,037张相片档案,制作完成《2017年莫高义同志在韶公务影集》和《莫高义同志在韶公务影集》,按季度完成4期的编辑出版任务,完成4项编研成果。举办1场展览,派7人次参加国家档案技能培训。

  绩效目标完成情况:项目预算成本控制较好,能按时按质完成绩效目标,通过提供珍贵的声像资料,呈现韶关市发展的历程,展现韶关在政治、经济、文化等方面的成就。

  (4)民国档案数字化及重要档案数据备份。

  项目实施内容:该项目经费主要用于重要档案数据异地质备份及馆藏纸质档案数字化,2018年市档案馆完成了33,395页民国档案扫描。

  绩效目标完成情况:能按照国家要求,抓紧抢救重点档案,加快推进韶关市档案馆馆藏档案数字化工作。项目预算成本控制较好,基本能达到预期绩效目标。

  (5)(省级财政)区域性档案修裱中心补助项目。

  项目实施内容:该补助资金主要用于购买重点档案装裱用纸、装裱用大型拷贝板、工具、劳保用品,完成搬迁后装裱室柜式空调购置及安装,完成对馆藏重点档案装裱整理450卷。

  绩效目标完成情况:该项目为年中追加资金,能按期完成项目实施内容,有效保障区域内重点档案的修裱抢救工作的顺利进行,完成情况较好。

  (6)市档案馆馆藏档案数字化扫描项目。

  项目实施内容:2018年市档案馆通过公开招标方式,启动数字化外包项目,完成约310.83万页馆藏档案数字化扫描工作。

  绩效目标完成情况:该项目为年中追加资金,项目实施不断加快市档案馆馆藏档案数字化程度,能达到预期产出效果。

  四、评价结论

  本次评价采用四级细化指标评分表,从预算编制情况(预算编制、目标设置、保障措施)、预算执行情况(资金管理、项目管理、资产管理、人员管理制度管理)、预算使用效益(经济性、效率性、效果性、公平性)3个维度的指标分析出发,通过定性与定量相结合的方式,综合评价韶关市档案馆2018年度部门整体支出预算绩效管理总体情况。结合部门整体绩效及主要问题的分析,市档案馆在2018年度部门整体支出绩效评价的总得分为84.5分,绩效等级为“良”(详细评分见附件)。

  五、存在问题

  (一)市档案馆建设不达标,档案安全管控体系不健全。

  一是韶关市档案馆建设未达到相关文件要求标准。根据中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅《关于加强和改进新形势下我省档案工作的意见》(粤委办〔2015〕11号)要求,到2018年全省国家综合档案馆全部要达到各项评估标准,韶关市档案馆尚未达到“地级以上市、县级国家综合档案馆”的建馆标准。

  二是档案安全管控体系不健全。根据国家档案局印发《关于进一步加强档案安全工作的意见》(档发〔2016〕6号)要求,各档案馆应设置档案安全和应急管理机构,建立健全以第一责任人为核心的档案安全管控体系。但经核查,韶关市档案馆未组建档案安全和应急管理科室,未落实档案安全第一责任人。档案安全管控体系不健全,容易造成档案保管不到位、应急处理不及时的情况。

  (二)预算编制前瞻性不足,绩效指标设置不够细化。

  一是单位预算编制前瞻性不足。2018年度年中预算调整导致预决算差异>50%,因馆藏档案数字化比例未达到国家和省的要求,年中“市档案馆馆藏档案数字化扫描”项目追加200万元。单位虽有编制2018-2020年中期财政规划,但是三年财政预算金额相同,未研究提出未来三年涉及财政收支的重大改革和政策事项,并测算分年度收支数额。二是绩效指标设置过于单一、与项目实施内容关联性不足。市档案馆4个项目所设置的绩效指标均是“预算成本控制”、“完成质量与进度”,未设置项目产出指标,未针对各项目具体实施内容和目标设置细化、可量化的个性化绩效指标。三是绩效指标的本年度计划完成水平均为“100%”,且未明确指标内容或计算公式。年度计划完成水平不能分解成具体任务,指标内容或计算公式没有详细的测算依据或计算标准,无法佐证绩效指标的完成情况,较难考核绩效目标的实现情况。

  (三)项目前期论证不足,项目管理水平有待提高。

  一是项目名称及项目内容有待进一步论证,如《市主要领导公务活动声像档案制作、档案编研出版及参加各级档案技能培训》项目名称不够准确,未能涵盖该项目所有工作内容,容易引起歧义。另外,该项目将声像档案制作、档案编研出版与参加各级档案技能培训两个不同性质的项目内容杂糅到一个项目中,不利于项目工作部门分工、考查和管理。二是项目监管制度不健全,单位虽有制定《韶关市档案局专项资金管理制度》,但该制度主要适用于资金方面的申报、审批、使用的管理,缺少对项目主管部门职责、订立具体业务流程、合同签订、项目验收等相关制度。例如“2018年度馆藏档案数字化加工项目”未严格执行合同相关规定。根据该项目合同书的付款约定,应扣留3%的质保金,但市档案馆未按合同约定扣留质保金,存在项目验收完成后如若出现质量问题极易发生争端。

  (四)满意度调查问卷的设计过于简单,不够细化。

  一是在“档案见证——韶关的改革开放与发展”专题展览对参观人员派发的满意度及意见反馈表中仅设置了5个评价项及1个意见反馈项,选项均为“非常满意”、“满意”、“不满意”三项,主要对展览场所、时间安排、展厅环境、展览内容、工作人员态度5个方面进行满意度评价,未对参观人群进行分类,未能针对展览内容细化满意度评价。二是在“查档利用满意度及意见反馈表”中,亦是仅设置了5个评价项及1个意见反馈项,选项均为“非常满意”、“满意”、“不满意”三项,主要对工作人员态度、档案查阅利用服务效率、档案查阅利用效果、档案查阅利用业务咨询服务、总体评价5个方面进行满意度评价,未能对查档人群、查阅内容进行分类,调查问卷设计过于简单,不够细化。

  六、相关建议

  (一)加强对市档案馆的建设,健全档案安全管控体系。

  一是根据省委办公厅、省政府《意见》要求加强对市档案馆的建设,按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑涉及规范》要求,加快进度建成面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷、节能环保的档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府公开信息查阅中心、电子文件备份中心,消除无库馆、危房馆。二是加快档案馆信息化建设,特别是数字化扫描工作、网页查询利用服务工作。三是健全档案安全管控体系,以建立健全档案安全责任、风险治理、防控和保障工作机制为目标,进一步完善各项档案安全规章制度,设置档案安全和应急管理部门,并按照权责一致的原则,明确档案安全第一责任人,形成档案安全责任共同体。

  (二)科学严谨编制年初预算,合理规范设置绩效指标。

  一是加强预算编制的前期调研和政策的前瞻工作,做好成本测算和市场调研,研究提出未来三年涉及财政收支的重大改革和政策事项,并测算分年度收支数额,提高预算编制的准确性。

  二是绩效目标设置要指向明确、具体细化、合理可行。针对绩效目标,设置具有代表性能体现绩效目标产出和效果的绩效指标,并设定与绩效指标相匹配的年度计划完成水平。例如“档案资料抢救、整理及馆藏资料征订”项目在年初设定绩效目标时与年度工作任务相匹配,设定“对馆藏X档案进行抢救,启动市属破产企业档案整理工作,购买征订X类型馆藏资料,丰富馆藏资源,为市民提高更优质的查阅利用服务。”

  三是明确指标的测算依据和计算标准,不能笼统的设定“100%”,应明确数据来源及计算公式,并加强对各项指标基础数据的审查核实,避免数据交叉,保证数据准确。例如“档案资料抢救、整理及馆藏资料征订”项目绩效指标设置为“档案资料抢救、整理X卷”、“征订馆藏资料X卷”、“查阅利用服务效率提高X%”等,并根据项目实施内容细化目标实现值和数据来源或计算公式。

  (三)做好项目前期论证,完善项目监督管理。

  一是单位根据部门工作职责与年度重点工作任务,确定本年度单位需完成的项目实施内容。在年初申报预算时,针对项目实施内容进行归类,将统一类型项目进行统一立项申报,并赋予其清晰准确的项目名称。有利于单位明确工作任务、落实责任部门,便于对年度重点工作任务完成情况的考核。二是健全内部控制制度,订立具体业务流程、合同签订、验收等相关制度,保证在实际操作过程中有理可依。严格督促各部门在项目实施过程中,严格执行相关管理制度,加强对工作实施过程中原始单据、合同、验收单等工作文件的监督管理。

  (四)提高满意度调查问卷质量,细化评价内容。

  一是对参与满意度调查问卷的人群进行分类,便于后续统计分析。例如在满意度调查问卷中增加年龄、企业/政府机关单位/个体户、所在行业等人群信息的填写。二是增加评价选项,建议设置8个左右的满意度评价项,且在评价选项中增加“一般”选项较为合适。三是对满意度调查内容进行细化。例如“档案见证——韶关的改革开放与发展”专题展览满意度及意见反馈表中,对“展览内容”一项展开具体描述询问满意度评价,根据所展览的档案、文件、资料分类进行满意度调查。

  附件:1.部门整体支出绩效评价第三方机构评分表

        2.评价小组人员名单


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